Các yếu tố cần và đủ để nâng cấp sang tong dai dien thoai IP [13/07/2015]

Đầu tư và nâng cấp hệ thống tổng đài truyền thống sang hệ thống tong dai dien thoai ip đang là xu hướng của các doanh nghiệp trên toàn thế giới, một mặt để bắt kịp xu thế của thời đại công nghệ, mặt khác tận dụng được những dịch vụ tiện ích trên nền IP đang ngày càng phát triển mạnh, từ thoại thông thường, chat, email coh đến Fax qua IP, hội nghị truyền hình và truyền hình trực tuyến, v.v…

Những yếu tố sau đây sẽ giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn tầm quan trọng của mục đích nâng cấp từ tổng đài điện thoại thông thường sang tong dai dien thoai IP trên nền tảng VoIP.

1. Tính năng đa dạng – Hiệu quả kinh tế cao

Điện thoại IP đã làm cho các tính năng của điện thoại analog thông thường trở nên lỗi thời vì tất cả tính năng, ứng dụng thông tin liên lạc mới hiện đã có mặt trên thế giới với Hội tụ Truyền Thông Hợp Nhất hỗ trợ nền tảng mạng IP. Số lượng và chủng loại tính năng thoại có ở các giải pháp tong dai dien thoai ip hiện nay được đánh giá là rất nhiều và hấp dẫn. Tất cả tính năng này có sẵn mà không đòi hỏi thêm bất kỳ chi phí đầu tư nào bởi vì chúng hoạt động trên nền tảng mạng IP và được “vận chuyển” trên mạng Lan/Wan/Internet như các ứng dụng máy tính thông thường.

2. Tiết kiệm chi phí triển khai tong dai dien thoai ip

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp, công ty đều sử dụng tổng đài điện thoại analog truyền thống, hoặc đã và đang chuyển đổi toàn bộ hay từng phần sang hệ thống điện thoại IP (tong dai dien thoai IP hay các Trung tâm chăm sóc khách hàng) để hỗ trợ tốt hơn cho công việc kinh doanh. Nếu doanh nghiệp đã trang bị thiết bị kỹ thuật số (như tổng đài PBX), thì có thể tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư bằng cách tái sử dụng hầu hết các thiết bị này với hệ thống tong dai dien thoai ip mới.

4. Bảo trì dễ dàng

Việc có thể xóa bỏ tất cả các hệ thống thông tin dư thừa và trùng lặp, các nhiệm vụ chính của việc quản lý và cài đặt tổng đài điện thoại ip trở nên dễ dàng hơn. Những thao tác thay đổi, di chuyển và bổ sung ở hệ thống điện thoại analog trước đây đòi hỏi tài nguyên phức tạp và thường tốn rất nhiều chi phí (ví dụ như khả năng mở rộng thêm Extension máy nhánh của hệ thống, đi dây cáp hạ tầng, công suất tải, vị trí đặt máy,…), nhưng với tong dai dien thoai ip thì hệ thống mạng sẽ tự động điều chỉnh để tương thích với vị trí mới của người dùng. Nhà quản lý hệ thống có thể từ bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet đều có thể tiến hành kiểm tra, cài đặt và thiết lập mục đích sử dụng, tài khoản và nhiều dữ liệu khác cho người dùng. Với hệ thống tổng đài trên nền IP, công việc bảo trì và quản lý thoại trở nên kinh tế và đạt hiệu quả cao.

5. Linh hoạt và cơ động

Điện thoại SIP (Softphone) là điện thoại sử dụng phần mềm cài trên Laptop/Desktop/Smartphone hoạt động theo giao thức SIP. Phần mềm này cho phép người dùng dễ dàng truy xuất đến các dịch vụ viễn thông thời gian thực (có hoặc không thu phí) và những tính năng cải tiến khác với cách thức sử dụng thật đơn giản: chỉ cần nhấn chuột để quay số cuộc gọi. Trong một mạng viễn thông nền IP, người dùng có thể tự do đi lại bất kỳ đâu trong hoặc ngoài văn phòng công ty, chỉ cần nối máy tính laptop hoặc smartphone vào mạng là có thể bắt đầu làm việc và nhận/thực hiện các cuộc gọi. Mạng sẽ tự động nhận dạng người dùng và áp đặt các thông tin cá nhân (profile) của người dùng đó có trong cơ sở dữ liệu kiểm soát của hệ thống. Thậm chí, người dùng còn có thể chuyển tiếp các cuộc gọi đến vào bất kỳ điện thoại bàn nào ở những vị trí tạm thời (Điện thoại này không cần thiết phải hỗ trợ IP).

6. Nhiều tính năng hấp dẫn

Tong dai dien thoai ip với những ưu điểm như giảm chi phí liên lạc, khả năng tích hợp dễ dàng các hệ thống dữ liệu, thoại và video về lưu trữ và tương tác trực tuyến, cơ sở dữ liệu có khả năng kiểm soát tập trung, tính năng thoại di động cải tiến giúp tiết kiệm thời gian và chi phí…Với giao thức SIP (Session Initiation Protocol) cho phép nhiều ứng dụng, thiết bị phần cứng mới dễ dàng triển khai giải pháp VoIP trên mạng LAN, WAN hoặc Internet. Hầu hết các modem và router ADSL hiện nay đều hỗ trợ VoIP và giao thức SIP, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể nhanh chóng triển khai mô hình điện thoại ip thông qua đường truyền Internet với các dịch vụ VoIP miễn phí như iFone, IPTel, DrayTel, MediaRing, Voice777…

7. Quản lý toàn diện

Các mạng viễn thông nền IP luôn cung cấp một nền tảng hiệu quả để quản lý toàn diện hệ thống. Bạn có khả năng kiểm soát chi tiết đến từng bit dữ liệu đang được lưu chuyển trên mạng điện thoại IP (LAN) hay mạng VoIP (WAN). Trong các mạng chuyên dụng này (mạng viễn thông nền IP), chất lượng thoại có thể đạt đến 99,99%. Con số này không đồng nghĩa với việc “không bao giờ xảy ra trục trặc” nhưng trong môi trường mạng hội tụ nền IP, khả năng phát hiện sớm các triệu chứng và thay đổi những cài đặt trước khi có bất kỳ trục trặc nào xảy ra đã được cải tiến đáng kể.

8. Cộng tác thời gian thực

Tổng đài điện thoại ip hoạt động trên nền tảng mạng IP và nhiều ứng dụng web trước đây chỉ có thể hoạt động trên Internet thì hiện giờ đã có thể hoạt động trên mạng nền IP. Người dùng có thể truy cập các website cần thiết ngay từ chiếc điện thoại IP hoặc đưa các đường link đặc biệt lên trang chủ của điện thoại đang sử dụng. Người dùng có thể bổ sung giải pháp điện thoại kèm hình ảnh bằng các phần mềm ứng dụng truyền hình trên nền IP, qua đó cho phép một máy tính desktop hay máy tính laptop giả lập một chiếc điện thoại IP trong văn phòng công ty. Chất lượng hình ảnh và âm thanh khi sử dụng trên mạng nội bộ thường tốt hơn khi sử dụng qua kết nối Internet do hiếm khi gặp phải tình trạng trễ tiếng hay khựng hình.

9. Sử dụng băng thông hợp lý

Lưu lượng truyền dữ liệu máy tính (không phải là dữ liệu thoại) trên hệ thống mạng điện thoại thường chỉ chiếm khoảng 30% băng thông của toàn hệ thống. Ưu điểm của hệ thống tong dai dien thoai ip là dữ liệu được đóng lại thành gói và các gói dữ liệu này được truyền thông qua kết nối T-1 trên một phần nhỏ băng thông của kênh DSO.

10. Tiết kiệm chi phí cuộc gọi đường dài

Nếu một doanh nghiệp có nhiều văn phòng cách xa nhau (ở các thành phố, tỉnh hay quốc gia khác) thì tong dai dien thoai ip sẽ giúp tiết kiệm được đáng kể chi phí cuộc gọi đường dài giữa các văn phòng này. Tất cả những gì doanh nghiệp cần làm là bổ sung thêm giải pháp phần mềm và phần cứng thích hợp vào hệ thống mạng máy tính sẵn có của mình. Với một tổng đài điện thoại ip hoàn chỉnh, doanh nghiệp thậm chí còn có thể triển khai giải pháp chuyển tiếp cuộc gọi thông minh, cho phép “hạn chế” các cuộc gọi đường dài trực tiếp từ một khu vực (tỉnh, thành phố hay quốc gia) sang một khu vực khác (cả 2 khu vực này phải có văn phòng của doanh nghiệp này) bằng cách chuyển dữ liệu thoại thông qua mạng VoIP nội bộ rồi sau đó chuyển tiếp sang hệ thống PSTN.