Bạn cần lưu ý gì khi lắp đặt tổng đài điện thoại IP [18/06/2015]

Chúng ta sẽ thảo luận về hệ thống tổng đài điện thoại IP cho văn phòng nhỏ và các hệ thống được sử dụng bởi các tập đoàn lớn hơn, giá trung bình, lợi thế và bất lợi giữa các hệ thống khác nhau và hệ thống thuật ngữ điện thoại, do đó bạn có thể thiết lập các đường dây thông tin doanh nghiệp của bạn với một sự tự tin.

Tầm quan trọng của việc lựa chọn các hệ thống điện thoại IP

Cho dù một doanh nghiệp nhỏ hoặc một công ty lớn, hệ thống điện thoại IP đều giữ nhiều vai trò, tạo nên bộ mặt của công ty, hình thành cảm nhận trong khách hàng của bạn, hình ảnh làm việc chuyên nghiệp. Nếu khách hàng không thể hiểu bạn, bạn sẽ không thể bán sản phẩm dẫn đến năng suất giảm. Mặt khác, hệ thống điện thoại IP phải nâng cao giá trị nhận thức cho doanh nghiệp trong mắt của khách hàng và dẫn đến tăng năng suất nhân viên.

- Khi lựa chọn hệ thống, hãy nhớ rằng vấn đề không chỉ là về chi phí mà là giá trị đích thực mà hệ thống điện thoại IP mang lại cho công ty bạn. Hãy suy nghĩ không chỉ về các tính năng bạn cần trong một tổng đài điện thoại IP, mà cả những gì bạn sẽ cần trong tương lai để tiết kiệm chi phí trong dài hạn.

- Đầu tiên, cần xem xét công ty của bạn cần bao nhiêu đường truyền và phần mở rộng. Bạn cần cộng số lượng nhân viên và sự tăng trưởng của công ty, lẫn số lượng nhân viên trong tương lai gần. Hãy chắc chắn bao gồm tổng số phần mở rộng cho các máy fax, modem, và các thiết bị thẻ tín dụng đầu cuối nếu sử dụng cho nhu cầu của bạn. Và mục tiêu mở rộng trong tương lai của bạn là gì?

- Cho dù bạn có kế hoạch phát triển chủ động, hoặc sự phát triển công ty còn tương đối nhỏ trong một thời gian nhiều năm, lưu ý điều này vì nó rất quan trọng trong quyết định của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ bổ sung thêm nhân viên biên chế và các trạm làm việc thêm trong vài năm tới, xem xét việc này trong quyết định của bạn. Nó luôn luôn tốt hơn nếu bạn đánh giá quá cao và có nhiều dòng hơn cần thiết, hơn là đánh giá thấp và khách hàng nhận được một tín hiệu bận rộn.

- Chọn bao nhiêu dòng bạn cần trong 2-3 năm tiếp theo, trong khi bạn chỉ có thể có bốn hoặc năm người lao động ngày nay, nó có khả năng sẽ là một rắc rối lớn, chưa kể đến một khoản chi phí cắt cổ, để chuyển đổi từ một hệ thống KSU-ít hơn một hệ thống điện thoại PBX. Không lập kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai có thể tạo ra một sự tốn kém sai lầm trong tương lai.

Những phụ kiện và các tùy chọn nào bạn cần cho tổng đài điện thoại IP

- Các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, ID người gọi, quay số, giữ âm nhạc, hội nghị, và các tùy chọn loa ngoài đều có sẵn và có thể là một tài sản có giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Hộp thư thoại là một điều cần thiết cho bất kỳ hệ thống điện thoại văn phòng. Khi thảo luận về nhu cầu của bạn với các nhà cung cấp, hãy xem xét những tính năng như hộp thư thoại có thể không bao gồm và đi kèm với một thẻ giá bổ sung.
- Với sự nổi lên của công nghệ di động, bạn cũng có thể yêu cầu tổng đài điện thoại IP báo cho thiết bị di động của bạn khi nhận được một tin nhắn, từ đó cho phép bạn phản ứng nhanh chóng bất kỳ thời gian trong tuần hoặc ngày.
- Lưu ý rằng không phải tất cả các hệ thống điện thoại IP đều cần có khả năng xử lý các tính năng này và bạn sẽ cần phải thảo luận những gì quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn với các nhà cung cấp.