10 lý do hàng đầu để quyết định chuyển đổi sang VoIP [29/10/2015]

Lý do để chuyển đổi sang sử dụng mô hình thoại qua giao thức Internet (Voice over Internet Protocol – VoIP) có thể được nêu ra rất nhiều, phụ thuộc vào việc bạn muốn phát triển mô hình kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp mình đến mức nào. Tuy nhiên, theo tài liệu tư vấn khách hàng của Voipmart, hiện có 10 lý do quan trọng nhất để sử dụng hệ thống điện thoại IP (IP Telephony) hoặc dịch vụ VoIP.

Bước chuyển hướng chiến lược của các nhà cung cấp dịch vụ và thiết bị VoIP

Theo dự báo của nhiều chuyên gia, trong vài năm sắp tới sẽ có khoảng 300 tỷ đôla Mỹ kinh phí đầu tư cho ngành công nghiệp viễn thông được chuyển sang cho các thiết bị, dịch vụ mạng hỗ trợ giải pháp tổng đài VoIP trên mạng LAN và các dịch vụ VoIP trọn gói trên mạng WAN. Nhờ xuất hiện đúng lúc, công nghệ mạng hỗ trợ IP Telephony và VoIP đã có ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến thị trường cung cấp các dịch vụ viễn thông.

Đa dạng tính năng – Hiệu quả kinh tế cao

Hầu hết những tính năng thoại của hệ thống điện thoại POTS-PSTN (Plain Old Telephone Service – Public Switched Telephone Network) truyền thống đã tạo được “tên tuổi” trong lĩnh vực viễn thông và trở nên rất quen thuộc đối với chúng ta. Những tính năng nổi bật nhất có thể kể đến là thư thoại (voicemail), chuyển cuộc gọi giữa các máy nhánh (call tranfer), chuyển tiếp cuộc gọi sang một số điện thoại khác (call forwarding) và đàm thoại ba bên (three-way calling). Chi phí (đầu tư hoặc sử dụng) của những tính năng này có thể được tính gộp vào chi phí (đầu tư hoặc sử dụng) của hệ thống điện thoại trong doanh nghiệp, hoặc người dùng phải trả phí sử dụng cho những tính năng này dưới hình thức các dịch vụ riêng biệt được tích hợp trên số thuê bao điện thoại cá nhân.

Rõ ràng là IP Telephony và VoIP đã làm cho các tính năng của điện thoại truyền thống trở nên lỗi thời vì tất cả tính năng, ứng dụng thông tin liên lạc mới hiện đã có mặt trên thế giới viễn thông hội tụ hỗ trợ nền tảng mạng IP. Số lượng và chủng loại tính năng thoại có ở các giải pháp tổng đài VoIP hiện nay được đánh giá là rất nhiều và hấp dẫn. Tất cả tính năng này có sẵn mà không đòi hỏi thêm bất kỳ chi phí đầu tư nào bởi vì chúng hoạt động trên nền tảng mạng IP và được “vận chuyển” trên mạng máy tính y như các ứng dụng máy tính thông thường.

Các tính năng hiệu quả có ở giải pháp IP Telephony và VoIP – chẳng hạn như khả năng kiểm tra trạm điện thoại mà bạn đang sử dụng (hay chính xác là đang kết nối đến) và nhận ra một “dấu hiệu ảo” mà qua đó thông báo cho bạn biết một người nào đó trong nhóm cuộc gọi của mình hiện “có mặt” nhưng đang bận trả lời/thực hiện một cuộc gọi khác hoặc đi vắng – đều tỏ ra vượt trội so với bất kỳ tính năng nào mà hệ thống điện thoại POST cung cấp.

Với hệ thống điện thoại POTS, các hệ thống riêng lẻ phải luôn phải được duy trì để quản lý những người dùng nào đang tồn tại trên hệ thống và thông tin về họ. Tùy vào hệ thống điện thoại POTS mà doanh nghiệp đang sử dụng, người quản lý phải tập hợp thông tin của người dùng và cập nhật dữ liệu này vào danh mục lựa chọn của hệ thống điện thoại. 

Trong khi đó, với hệ thống viễn thông hội tụ nền IP, hầu hết (nếu như không muốn nói là tất cả) thông tin dạng này có thể được cập nhập một lần duy nhất và lưu trữ (duy trì) trong một cơ sở dữ liệu đồng nhất. Cho dù doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) hay DBMS (Database Management Systems) thì các phần mềm vẫn tích hợp được với tất cả hệ thống ứng dụng liên quan có trong doanh nghiệp khi cần thiết, bao gồm tất cả hệ thống tổng đài VoIP hiện nay, thông qua giao tiếp Application Programming Interface (API).

Tiết kiệm chi phí đầu tư VoIP trước đây

Ngày nay, hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều sử dụng (hoặc cũng có thể nhiều hơn) mô hình hệ thống điện thoại truyền thống, hoặc đã chuyển đổi toàn bộ hay từng phần sang hệ thống IP Telephony và VoIP để hỗ trợ tốt hơn cho công việc kinh doanh. Nếu doanh nghiệp đã trang bị thiết bị kỹ thuật số (như tổng đài VoIP), thì có thể tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư bằng cách tái sử dụng hầu hết các thiết bị này với hệ thống VoIP mới.

Dễ bảo trì

Nhờ có khả năng loại bỏ tận gốc những hệ thống thông tin trùng lắp và dư thừa, các tác vụ chính của việc cài đặt và quản lý hệ thống tổng đài VoIP trở nên dễ dàng hơn. Các nhà quản lý hệ thống điện thoại được cung cấp nhiều ứng dụng hiệu quả và trực tiếp để hỗ trợ nhiều thách thức mà họ gặp phải. Họ không chỉ quản lý các ứng dụng dữ liệu trên máy tính mà còn là các hệ thống điện thoại hay hội nghị truyền hình (video conference) trên nền tảng mạng IP. 

Những thao tác di chuyển, bổ sung và thay đổi (thông tin người dùng hay cấu hình hệ thống) ở hệ thống điện thoại POTS trước đây đòi hỏi tài nguyên phức tạp và thường rất tốn kém, nhưng với hệ thống IP Telephony thì mạng VoIP sẽ tự động tự điều chỉnh để tương thích với vị trí mới của người dùng. Nhà quản lý hệ thống có thể từ bất kỳ máy tính nối mạng nào tiến hành kiểm tra, thiết lập mục đích sử dụng (usage), tài khoản (account) và nhiều dữ liệu khác cho người dùng. Với hệ thống viễn thông nền IP, công việc quản lý và bảo trì mạng điện thoại trở nên kinh tế và hiệu quả hơn.

Linh hoạt và cơ động

IP Softphone là giải pháp phần mềm gọi điện thoại Internet dành cho các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows. Phần mềm này cho phép người dùng dễ dàng truy xuất đến các dịch vụ viễn thông thời gian thực (có hoặc không thu phí) và những tính năng cải tiến khác với cách thức sử dụng thật đơn giản: chỉ cần nhấn chuột để quay số cuộc gọi. Trong một mạng viễn thông nền IP, nhân viên có thể tự do đi lại bất kỳ đâu trong văn phòng công ty, nối máy tính xách tay vào mạng, bắt đầu làm việc và nhận/thực hiện các cuộc gọi. Dù ngồi ở một vị trí “tạm thời” nhưng nhân viên vẫn được cung cấp đầy đủ những tính năng có ở máy tính tại bàn làm việc chính. Mạng sẽ tự động nhận dạng người dùng và áp đặt các thông tin cá nhân (profile) của người dùng đó có trong cơ sở dữ liệu kiểm soát của hệ thống. Thậm chí, nhân viên còn có thể chuyển tiếp các cuộc gọi đến vào bất kỳ điện thoại bàn nào ở những vị trí tạm thời (điện thoại này không cần thiết phải hỗ trợ IP). Với mô hình này, các người quản lý hệ thống không còn tốn nhiều chi phí và thời gian cho việc tạo sự tương thích giữa dữ liệu trong máy tính và kết nối điện thoại cho một đồng nghiệp đang làm việc tạm thời tại văn phòng do họ phụ trách.

Nhiều tính năng hấp dẫn

Nếu bạn là một nhà quản lý (mạng tin học hay viễn thông trong doanh nghiệp) và vẫn còn hoài nghi về những ưu điểm của VoIP như giảm chi phí liên lạc; khả năng tích hợp dễ dàng các hệ thống dữ liệu, thoại và video; cơ sở dữ liệu có khả năng kiểm soát tập trung; tính năng thoại di động cải tiến giúp tiết kiệm thời gian và chi phí… thì có lẽ không còn điều gì có thể thuyết phục được bạn chuyển đổi sang sử dụng giải pháp này.

Nhưng chỉ trong trường hợp bạn đang đứng trước một rào cản và không chắc chắn nên đi theo con đường nào thì bạn hãy nghĩ đến hiện tượng “nổi lên như cồn” của giao thức SIP (Session Initiation Protocol) – cho phép nhiều ứng dụng, thiết bị phần cứng mới dễ dàng triển khai giải pháp VoIP trên mạng LAN, WAN hoặc Internet. Hầu hết các modem và router ADSL hiện nay đều hỗ trợ VoIP và giao thức SIP, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể nhanh chóng triển khai mô hình điện thoại Internet thông qua đường truyền Internet với các dịch vụ VoIP miễn phí như IPTel, DrayTel, MediaRing, IPTEL, Voice777…

Khả năng quản lý toàn diện

Các mạng viễn thông nền IP luôn cung cấp một nền tảng hiệu quả để quản lý toàn diện hệ thống. Do đó, bạn có khả năng kiểm soát chi tiết đến từng bit dữ liệu đang được lưu chuyển trên mạng IP Telephony (LAN) hay mạng VoIP (WAN).

Tương tự, bạn có thể sử dụng các công cụ chuyên dụng, chẳng hạn như công cụ chẩn đoán hệ thống EXPERT Systems Diagnostics, để nhanh chóng phát hiện và khắc phục những sự cố xảy ra trên mạng. Những công cụ này còn hỗ trợ tính năng giám sát tại chỗ hoặc từ xa. Trong các mạng chuyên dụng này (mạng viễn thông nền IP), chất lượng thoại có thể đạt đến 99,99%. Con số này không đồng nghĩa với việc “trục trặc không bao giờ xảy ra” nhưng trong môi trường mạng hội tụ nền IP, khả năng phát hiện sớm các triệu chứng và thay đổi những cài đặt trước khi có bất kỳ trục trặc nào xảy ra đã được cải tiến đáng kể.

Cộng tác thời gian thực

Nếu vẫn còn hoài nghi về những lợi ích mà IP Telephony và VoIP đem lại, bạn hãy xem xét đến thực tế sau: VoIP hoạt động trên nền tảng mạng IP và nhiều ứng dụng web trước đây chỉ có thể hoạt động trên Internet thì hiện giờ đã có thể hoạt động trên mạng nền IP. Người dùng có thể truy cập các website cần thiết ngay từ chiếc điện thoại để bàn nền IP hoặc đưa các đường link đặc biệt lên trang chủ của điện thoại đang sử dụng. Hiện nay, có nhiều ứng dụng nền Web-HTML thích hợp để hoạt động trên các điện thoại IP.

Người dùng có thể bổ sung giải pháp điện thoại kèm hình ảnh Video Telephony Solution bằng các phần mềm ứng dụng video trên nền IP, qua đó cho phép một máy tính để bàn hay máy tính xách tay giả lập một chiếc điện thoại IP trong văn phòng. Chất lượng hình ảnh và âm thanh khi sử dụng trên mạng nội bộ thường tốt hơn khi sử dụng qua kết nối Internet do hiếm khi gặp phải tình trạng trễ tiếng hay khựng hình. 

Sử dụng băng thông hợp lý

Nhiều người dùng hoàn toàn sai lầm cho rằng khi bổ sung giải pháp tổng đài VoIP vào mạng máy tính của doanh nghiệp thì hệ thống mạng hiện có sẽ không cung cấp đủ băng thông để hỗ trợ cho sự thay đổi này. Tuy nhiên, thực tế cho thấy lưu lượng truyền dữ liệu máy tính (không phải là dữ liệu thoại) trên hệ thống mạng điện thoại thường chỉ chiếm khoảng 30% băng thông của toàn hệ thống.

Nếu xét về phương diện mạng LAN, khả năng cô lập hỏng hóc được cung cấp thông qua thiết bị chuyển mạch, giúp duy trì một chế độ ổn định cho quá trình vận hành của mạng. Nếu bất kỳ “điểm chết” (chokepoint) nào được phát hiện, chúng có thể được khắc phục gần như là ngay lập tức bằng cách thay đổi các điểm kết nối hoặc làm điều được các nhà quản lý mạng gọi là “cân bằng tải” (load balancing). Tuy nhiên, hệ thống quản lý nền IP sẽ thông báo cho bạn điều này trước khi nó trở thành một sự cố.

Nếu xét về phương diện mạng WAN, khả năng tải dữ liệu (băng thông) cần được chú trọng nhiều hơn. Băng thông của mạng WAN thường được đánh giá dựa trên tiêu chuẩn là có bao nhiêu Kênh Dịch Vụ Số (Digital Service Channels – DSOs) được hỗ trợ.

Ví dụ, đường truyền T-1 (1.544Mbit/s) hỗ trợ 24 DSOs là một trong số những hình thức kết nối thông dụng nhất hiện nay trên thế giới. Nếu triển khai hệ thống thoại theo hình thức chuyển mạch POTS-PSTN thông qua đường kết nối T-1, bạn có thể thực hiện cùng lúc 24 cuộc gọi. Tuy nhiên, ưu điểm của VoIP là dữ liệu được đóng lại thành gói và các gói dữ liệu này được truyền thông qua kết nối T-1 trên một phần nhỏ băng thông của một kênh DSO. Do đó, bạn có đồng thời nhiều phần băng thông cho dịch vụ VoIP nếu so với hệ thống thoại POTS-PSTN trên mạng WAN.

Giảm chi phí điện thoại đường dài

Nếu một doanh nghiệp có nhiều văn phòng cách xa nhau (ở các thành phố, tỉnh hay quốc gia khác) thì VoIP sẽ giúp tiết kiệm được đáng kể chi phí gọi điện thoại đường dài giữa các văn phòng này. Tất cả những gì doanh nghiệp cần làm là bổ sung thêm giải pháp phần cứng và phần mềm thích hợp vào hệ thống mạng máy tính sẵn có của mình. Với một hệ thống VoIP hoàn chỉnh, doanh nghiệp thậm chí còn có thể triển khai giải pháp chuyển tiếp cuộc gọi thông minh, cho phép “hạn chế” các cuộc gọi đường dài trực tiếp từ một khu vực (tỉnh, thành phố hay quốc gia) sang một khu vực khác (cả 2 khu vực này phải có văn phòng của doanh nghiệp này) bằng cách chuyển dữ liệu thoại thông qua mạng VoIP nội bộ rồi sau đó chuyển tiếp sang hệ thống PSTN.

Hồng Vy